Consejos de contabilidad para empresarios

¿Tiene una pequeña empresa y ha pensado en llevar su propia contabilidad? La contabilidad es un paso importante del proceso fiscal, ya que organiza todas las transacciones del año para poder presentar los impuestos. También puede utilizarse para generar informes financieros como el balance o la cuenta de resultados, que pueden dar al propietario de la empresa una perspectiva de cómo va su negocio. Para aquellos que no son contables, esta tarea puede ser desalentadora. He aquí algunos consejos para que la contabilidad de tu empresa sea fácil y precisa. También puedes contar con el equipo de Asesoría Juan Bautista.

Llevar la contabilidad a partir de los extractos bancarios

• Es mucho más fácil, eficiente y preciso utilizar la cuenta bancaria de la empresa o la tarjeta de crédito para llevar la contabilidad.
• De esta manera, puede utilizar los extractos bancarios de la empresa para obtener todas las transacciones en orden, los saldos bancarios, etc.
• Si utiliza un software de contabilidad como QuickBooks, puede vincular las cuentas bancarias al software para que descarguen automáticamente las transacciones a su QuickBooks
• Si llevas la contabilidad a mano utilizando Excel, tu banco puede tener la opción de descargar tu actividad bancaria en formato .csv. De este modo, obtendrá todas las transacciones en Excel y no tendrá que introducirlas manualmente.
• Puedes conciliar tu contabilidad con el saldo bancario para asegurarte de que no hay errores.
• Es importante guardar copias de los recibos/facturas durante 6 años en caso de una auditoría, sin embargo, tratar de utilizar los recibos para llevar la contabilidad puede llevar mucho tiempo, especialmente si es todo de las cuentas bancarias de la empresa en lugar de sacar todas las transacciones de las cuentas bancarias.
• Hay muchas transacciones que pueden ser retiradas/depositadas automáticamente en la cuenta bancaria que no suelen proporcionar recibos (por ejemplo, transacciones de débito preautorizadas, comisiones bancarias, comisiones por transferencia, etc.), por lo que es mejor utilizar los extractos bancarios para llevar la contabilidad.
• Si ha utilizado una tarjeta personal para las transacciones de la empresa, lleve la cuenta/incluya sólo esas transacciones (no el resto de las transacciones personales). Estas transacciones son técnicamente pagadas por el préstamo del accionista (ya que usted es el accionista que utiliza sus fondos personales para pagar las transacciones del negocio) y puede ajustarlas como tal.

Utilice el mejor software de contabilidad para su empresa

• Hay una gran variedad de software de contabilidad, pero no todos ellos pueden ser los más convenientes para su negocio.
• Utilizar un software como QuickBooks es beneficioso si quiere llevar la contabilidad y los informes con más frecuencia que a final de año, para poder ver/revisar todas las transacciones, para facturar desde y hacer un seguimiento automático de las cuentas por cobrar, para realizar las nóminas, etc.
• Sin embargo, el software también tiene un coste asociado, puede ser más complejo de aprender y utilizar.
• Recomendamos utilizar un software en línea en lugar de un software de escritorio, ya que es más fácil para los contables y propietarios de negocios para acceder a
• El uso de Excel sería beneficioso si no se requiere la contabilidad o los informes con más frecuencia que la de fin de año, si las transacciones son mínimas o si los costes de la contabilidad son mínimos.
• Recomendamos utilizar una plantilla para Excel que configure su contabilidad.
• Para algunas empresas, la utilización de un software es más un dolor de cabeza que su valor, así que evalúe sus necesidades antes de decidir cómo llevar la contabilidad.

Conozca sus limitaciones

• La parte más importante de la contabilidad es asegurarse de que se siguen las normas de la Agencia Tributaria en cuanto a lo que se puede incluir a efectos fiscales y en qué medida.
• En una situación de auditoría, la Agencia Tributaria puede solicitar ver las transacciones clasificadas en determinadas cuentas y/o recibos, por lo que es importante que todas las transacciones incluidas se ajusten a las normas de la Agencia Tributaria.
• Si no está seguro de cómo clasificar una transacción, asegúrese de llevar un registro de las mismas y de consultarlo con su contable a final de año.
• En el caso de los gastos como la oficina en casa, el vehículo, etc., que suelen pagarse personalmente y requieren ajustes, asegúrese de conocer las normas y de llevar un seguimiento según lo especificado por la Agencia Tributaria.
• Es importante tener en cuenta que la Agencia Tributaria tiene diferentes directrices para los diferentes tipos de negocios (es decir: propietario único, corporaciones, sociedades) por lo que es importante saber para su negocio exacto lo que es razonable deducir.